اتقانك استخدام قنوات التواصل جزء أساسي من إبقاء فريق عملك على اطلاع على مجريات العمل وزيادة انتاجيتهم في إنجاز المهام. وهي أيضاً وسيلة مهمة جداً لخلق بيئة عمل مرحبة وشاملة للجميع. وتبرز هذه الحاجة خصوصاً في الفرق التي تعمل عن بعد بحكم أن جُل الأعمال تُقضى بالوسائل الإلكترونية الحديثة.
في شركة ثوتبوت, نتجنب إستخدام الرسائل الخاصة قدر الإمكان. تأمل الرسم البياني لتركيبة الرسائل المرسلة على السلاك الخاص بالشركة:
الرسائل الخاصة تُصومع المعلومات, مؤدية إلى الحاجة لتكرار الحديث. وتؤدي أيضاً إلى تفويت فرصة لغير المشمولين في الرسائل الخاصة لمعرفة ما يدور في الشركة. عندما تحرم الجميع من فرصة المشاركة, فإنك تحرم الكل من التعلم من الاخرين. دليلنا للعمل سوياً يلخص النقطة بشكل جميل:
يحق للجميع المشاركة: افتراض أن شخصاً ما لا يود المشاركة فيه الكثير من الاقصائية. اعط الجميع حق الرفض.
إعطاء الجميع الفرصة في المشاركة هي صميم الشمولية. بهذه الطريقة نعطي الأفراد المسؤولية في إختيار النقاشات التي يريدون المشاركة بها.
ما كل هذا الضجيج؟
تحويل كل النقاشات الى الفضاء العام سيزيد من الضجيج. لكن الرسائل الخاصة ليست حل. يوجد بعض الطرق لتخفيف وطئة الضجيج:
اخلق قنوات متخصصة للمواضيع. لا تجعل القناة العامة المنفذ الأساسي للنقاش.
سيتطلب هذا جهد ذهني طفيف لاختيار القناة الملاءمة للنقاش, وقد تتداخل المواضيع, لكن لا تشغل بالك كثيراً. طالما الفريق يعمل, فإنها خطوة جيدة.
لا تكلف على نفسك بقراءة سجل الدردشة كاملاً. وإذا كنت في حاجة لشخص ما, اذكره بمعرفه الخاص @فلان.
قد لا تُعجب هذه النصيحة الأفراد الذين ينزعجون من وجود إشعارات غير مقرؤة لخوفهم من تفويت حوارات مهمة. للتخفيف من هذه المشكلة حاول نقل كل الحوارات المهمة لمنصة غير تزامنية. في ثوتبوت لدينا منصة خاصة للإشعارات المهمة, ونستخدم كذلك (Github Issues & Pull Request) لإنجاز المهام, مما يعطي الجميع الوقت الكافي للإدلاء بدلوهم.
إستخدم الرسائل الخاصة عند الضرورة فقط
بالطبع, بعض الحوارات تتطلب استخدام الرسائل الخاصة. اسئل نفسك: هل هذا الحوار يتطلب غرفة اجتماعات خاصة لو كنا نعمل سوياً في نفس المكتب؟ إذا كانت الإجابة نعم, ارسل رسالة خاصة. انظر نصائح سلاك في الموضوع.
وبهذا آن لك أن تتحدث للجميع!
